Bij het digitaliseren en registreren van collecties is het toevoegen van termen essentieel, of het nu gaat om objectsoorten, materialen of makers. Maar welke termen kies je? En waar vind je ze? Een nieuwe factsheet van Erfgoedhuis Zuid-Holland wijst je de weg bij het gebruik van termen en terminologiebronnen.
Het nut van termen en terminologiebronnen bij je registratie
Een term is een woord of een zin waarmee je aspecten een het object in je collectie kunt beschrijven. Denk aan een term voor de materialen. Je kunt zo’n term toevoegen in je collectieregistratiesysteem.
Het is beter bij het registreren niet lukraak trefwoorden in te vullen die de lading dekken, maar zo specifiek mogelijke termen te gebruiken die in een standaard trefwoordenlijst of terminologiebron staan.
Stel dat je bij het registreren van je collectie een trefwoord mist om een object te beschrijven. Dus maak je die zelf aan in je collectieregistratiesysteem. Later blijkt dat een synoniem van dat woord al in je eigen trefwoordenlijst aanwezig was. Op die manier raakt je trefwoordenlijst steeds meer vervuild. Daarom bestaan er terminologiebronnen. Een terminologiebron is een gepubliceerde lijst van termen, een gestandaardiseerde taal, bedoeld om door meerdere organisaties en systemen te worden gebruikt.
ls je een standaard terminologiebron gebruikt, is de kans groter dat alle vrijwilligers die registreren hetzelfde trefwoord kiezen. Ook kunnen ze dan geen spelfouten maken bij het invoeren. Dit komt de kwaliteit van de registratie ten goede. Bovendien wordt de collectie beter vindbaar voor gebruikers door de toevoeging van veelgebruikte gestandaardiseerde termen. Op die manier wordt de zoekbaarheid, uitwisselbaarheid en het beheer van erfgoedinformatie verbeterd.
Veel vragen over terminologiebronnen
“Als datacleaner bij Erfgoedhuis Zuid-Holland krijg ik veel vragen over terminologiebronnen,” vertelt Nine Claassen. “Wat is een thesaurus? Hoe kies je termen? Wat is het Termennetwerk en hoe gebruik je het? Zijn termenlijsten gratis te gebruiken? Deze vragen waren voor mij aanleiding om de factsheet ‘Je collectieregistratie verrijken met termen’ te maken.”
De factsheet is geschikt voor iedereen die termen wil gebruiken om collecties goed te beheren en ontsluiten. “Er zijn al zoveel termenlijsten die je werk makkelijker kunnen maken,” benadrukt Claassen. “Die kan je direct in je eigen collectieregistratie gebruiken.”
Bekijk hier de factsheet
Hulp nodig?
Ben je bezig met het toevoegen van termen en het gebruik van terminologiebronnen in je collectieregistratiesysteem? Heb je hier vragen over of wil je hiermee beginnen? Erfgoedplatform Overijssel biedt praktische ondersteuning bij vragen over het opschonen van data en collectieregistratie. Neem hiervoor vrijblijvend contact op met onze digitaal erfgoedcoach Marjanne Foppen.
