Mag je beelden van een actiegroep of kerkelijke bijeenkomst wel of niet op het web publiceren? En hoe ga je om met straatfoto’s in je collectie? Auteursrecht en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn twee belangrijke aspecten om rekening mee te houden bij digitalisering van je collectie.
Auteursrecht en AVG
Auteursrecht
Auteursrecht is het exclusieve recht van de maker van een werk om te bepalen hoe, waar en wanneer het werk openbaar wordt gemaakt of verveelvoudigd. Wanneer je als vereniging of museum een werk openbaar wilt maken (in bijvoorbeeld je periodiek of online) heb je daarvoor toestemming nodig van de maker van een werk of de erfgenamen daarvan. Auteursrecht loopt standaard door tot 70 jaar na het overlijden van de maker.
AVG
De AVG, in 2018 ingevoerd, is een Europese verordening die de regels voor de verwerking van persoonsgegevens door particuliere bedrijven en overheidsinstanties in de hele Europese Unie heeft gestandaardiseerd. Dit betekent dat je als historische vereniging of museum rekening dient te houden met privacygevoelige informatie over levende personen die zich in jouw collecties bevindt en daarnaast dien je ook te verantwoorden hoe je bijvoorbeeld omgaat met jouw ledenadministratie
Meer informatie over auteursrechten en AVG? Bekijk onderstaande informatieve video van Erfgoed Gelderland:
Handboek
Erfgoed Gelderland heeft ook een handig handboek opgesteld waarin nog meer praktische tips te vinden zijn.
AVG-proof werken als erfgoedorganisatie
Kennisbank DEN geeft in een artikel een aantal tips om op een verantwoorde wijze met data om te gaan. Zo is het opstellen van een privacybeleid een belangrijke stap. Daarin leg je vast hoe je als organisatie met privacy wilt omgaan. Zo’n beleid kan bijvoorbeeld de volgende onderdelen bevatten:
- De manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt
- Transparantie over gegevensverwerking in een privacy policy
- De wijze waarop gegevens worden bewaard
- Direct marketing: wanneer mag dit wel en wanneer niet
- Beschrijven van werkwijze waarbij de dataverwerking wordt geminimaliseerd
- Het borgen van datakwaliteit
- Organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen
Veel instellingen, steden en regio’s werken met het door Rotterdam Festivals ontwikkelde het Culturele Doelgroepenmodel. Lees hier een document waarin een jurist inzoomt op AVG-aspecten rondom het gebruik van dit model.
AVG en het delen audiovisuele collecties erfgoedinstellingen
Het is nu mogelijk om als erfgoedinstelling je audiovisuele collecties online aan te bieden, zonder dat daar toestemming van de rechthebbende voor nodig is. Het gaat hierbij om werken die niet langer in de handel zijn, of dat nooit zijn geweest (‘out of commerce’). Door het ondertekenen van een nieuw convenant kun je als instelling gebruik maken van de nieuw ontstane ruimte voor publicatie.
Convenant met afspraken
In het nieuwe ‘Convenant AV’ zijn afspraken gemaakt tussen erfgoedinstellingen, rechthebbenden en collectieve beheersorganisaties. Over de interpretatie en toepassing van de regels voor audiovisuele werken die niet meer commercieel worden aangeboden. Elke erfgoedinstelling die gebruik wil maken van de mogelijkheden van het convenant, moet het document ondertekenen.
Hieronder is de meest recente ondertekende versie te vinden.
Webinar Out of Commerce Convenant Audiovisuele Werken
Auteursrechtenspecialist Maarten Zeinstra (IP Squared) was namens KVAN betrokken bij de totstandkoming van het convenant. Hij besprak in een gezamenlijk webinar op 28 november de ins en outs van de Out of Commerce-regeling en de kansen die ze biedt om AV-collecties online met een breed publiek te delen. Hij gaat daarbij in het bijzonder in op:
- De afspraken uit het convenant voor cinematografische werken en omroepmateriaal.
- Welke stappen gezet moeten worden om te bepalen of iets out-of-commerce is.
- Hoe je je kan aanmelden om mee te doen met het convenant.
Dit webinar is aangeboden in samenwerking met KVAN en is onderdeel van hun Food for Thoughts-reeks.
Meedoen? Onderteken het convenant!
Wil je als erfgoedorganisatie meedoen aan het Convenant AV? Onderteken dan onderstaand tekenblad.
Voor meer informatie over het omgaan met audiovisueel materiaal en het Out of Commerce convenant kun je ook terecht op de website van AVA_Net.
Webinar over de mogelijkheden van AVG voor beeldmateriaal
In onderstaand AVA_Net Webinar worden in plaats van de beperkingen, juist de mogelijkheden van AVG benadrukt aan de hand van situaties uit de praktijk. Marianne Loef (Loef Advies), specialist op het snijvlak van privacy- en archiefrecht, geeft een inleiding op het onderwerp AVG. Corné Suijs (Beeld & Geluid), jurist en functionaris voor Gegevensbescherming gaat in op de ethische aspecten van online beschikbaarstelling en de tool die Beeld & Geluid hiervoor gebruikt.
Dit webinar is een initiatief van de AVG-werkgroep van KIA/KVAN.
Voorbeelden van schenkingsovereenkomsten
Krijg je nieuw materiaal aangeboden? Zorg dan altijd dat je goede afspraken maakt over het auteursrecht en publicatie. In deze online map vind je enkele voorbeelden van schenkingsovereenkomsten, beschikbaar gesteld door Het Utrechts Archief.
